Effectief delegeren in finance: maak teams sterker en win tijd terug

In het kort

• Slim delegeren is cruciaal voor finance-leaders die hun teams sterker willen maken en tijd willen winnen om  het strategische werk naar een hoger niveau te tillen.
• De finance-wereld kent unieke hordes bij delegeren, vooral als het gaat om gevoelige data waarbij het noodzakelijk is dat werkzaamheden nauwkeurig worden uitgevoerd.
• Het aanscherpen van je vaardigheden en methoden om te delegeren, verhoogt de output van jouw team zichtbaar en stimuleert de groei van de medewerker.
• De juiste tools benutten en verschillende manieren van delegeren begrijpen, zijn essentieel.
• Door delegeren echt te omarmen, bouw je als finance-manager sterkere teams, zie je de productiviteit verbeteren en voeg je meer waarde toe aan je organisatie.

Waarom is delegeren in finance belangrijk?

In de dynamische en vaak stressvolle finance-omgeving is het strategisch delen van verantwoordelijkheden veel meer dan een 'nice-to-have' – het is noodzakelijk. Studies laten zien  dat managers die goed delegeren, hun teams ongeveer 20% productiever zien worden. Als je taken doordacht delegeert, kun je een aantal belangrijke voordelen zien:

• Optimaal gebruik van je tijd: als finance-manager kun je jouw expertise vaak het beste inzetten bij strategisch denken op hoofdniveau, het navigeren van risico’s en het nemen van cruciale beslissingen. Tijd die je steekt in routinetaken beperkt je capaciteit om meer cruciale activiteiten uit te voeren. Slim delegeren stelt je in staat om tijd in jouw agenda terug te winnen en je te concentreren op wat de organisatie verder vooruit helpt. In plaats van bijvoorbeeld elke onkostendeclaratie persoonlijk te controleren, kun je dit toevertrouwen aan een capabel teamlid. Dit kan iedere week uren vrij maken voor strategisch advies en financiële planning.
• Groeikansen voor jouw team: wanneer jij teamleden nieuwe verantwoordelijkheden toevertrouwt, bied je ze in essentie een springplank om nieuwe dingen te leren en zich professioneel verder te ontwikkelen. Dit scherpt niet alleen hun individuele delegatie skills aan, het draagt er ook aan bij dat een team in zijn geheel flexibeler en capabeler is. Geef je bijvoorbeeld een junior accountant de verantwoordelijkheid voor het voorbereiden van de maandelijkse balansreconciliatie dan zorgt dit niet alleen voor praktijkervaring die van onschatbare waarde is, maar het is ook een voorbereiding op complexere taken in de toekomst.
• Efficiëntie en output boosten: vaak hebben teamleden die dichter bij de dagelijkse operaties staan specifieke talenten of kennis die hen bijzonder geschikt maken voor bepaalde taken. Taken delegeren aan de juiste medewerkers leidt tot merkbare winst zowel op het gebied van efficiëntie als nauwkeurigheid. Zo verwerkt een toegewijde salarisspecialist de salarisadministratie waarschijnlijk efficiënter dan een finance-manager die dit slechts af en toe doet.
• Teamgeest en betrokkenheid verhogen: wanneer medewerkers zich vertrouwd en gesterkt voelen met meer verantwoordelijkheden, neemt hun gevoel van eigenaarschap en commitment richting hun werk  toe. Dit vertaalt zich in hogere werktevredenheid en minder personeelsverloop. Een teamlid dat de autonomie krijgt om het volledige crediteurenproces van begin tot eind te beheren, voelt zich waarschijnlijk meer gewaardeerd en betrokken door deze bijdragen.
• Kennisdeling bevorderen: delegeren bevordert het delen  van kennis en begrip in en door het team. Hiermee creëer je  een veerkrachtig team dat niet te veel afhankelijk is van één enkele persoon. Als slechts één teamlid weet hoe een belangrijke taak uitgevoerd moet worden en die persoon niet beschikbaar is, veroorzaakt dit verstoringen die veel invloed kunnen hebben op de werkzaamheden. Effectief delegeren helpt om dit risico te beperken.

Veelvoorkomende uitdagingen bij delegatie in finance-teams.

Ondanks dat er duidelijke voordelen zijn, zijn er ook uitdagingen bij delegatie in finance-teams. Als je je hiervan bewust bent, kan je deze uitdagingen succesvol tackelen:

• De angst voor fouten: gezien de gevoelige aard van financiële informatie en de potentiële gevolgen van fouten, zijn finance-managers soms te voorzichtig met het delegeren van taken die zij als hoog-risico beschouwen. De angst dat er iets misgaat, overschaduwt de potentiële voordelen van het delegeren van een taak. Zorgen over onnauwkeurige financiële rapportages maken een manager bijvoorbeeld terughoudend om de voorbereiding van bepaalde financiële overzichten te delegeren.
• De "ik kan het zelf sneller"-valkuil: soms geloven managers dat het sneller is om een taak zelf af te handelen dan om de tijd te nemen om het aan iemand anders uit te leggen. Hoewel dit op korte termijn een oplossing biedt, belemmert het uiteindelijk de ontwikkeling van het team en beperkt het de capaciteit van de manager om op de lange termijn strategischer te werken. 30 minuten investeren in het uitleggen van een taak die jou 15 minuten kost, lijkt aanvankelijk misschien inefficiënt, maar het bespaart je in de toekomst talloze uren.
• Gebrek aan vertrouwen: sommige managers twijfelen aan de capaciteiten van hun teamleden of hebben niet de wil om controle af te staan. Dit kan voortkomen uit negatieve ervaringen uit het verleden of een specifieke managementstijl. Dit overwinnen vereist actief bouwen aan vertrouwen door duidelijke communicatie, adequate training bieden en consistente ondersteuning geven.
• Onduidelijke processen: als taken en processen niet goed gedocumenteerd zijn, wordt effectief delegeren een uitdaging. Teamleden hebben duidelijke instructies en richtlijnen nodig om te slagen. Vage instructies over hoe leveranciersfacturen behandeld dienen te worden, leiden waarschijnlijk tot verwarring en fouten.
• De onbalans in werkdruk: managers worstelen soms met het eerlijk verdelen van taken of overladen onbedoeld bepaalde individuen terwijl anderen nog wat capaciteit over hebben. Dit kweekt wrok en kan de moraal binnen het team verlagen. Het is dus essentieel om regelmatig de werkdruk te beoordelen en zo te streven naar een eerlijke verdeling.

Hoe delegeer je effectief?

Effectief leren delegeren is een belangrijke vaardigheid voor iedere succesvolle finance-manager. Het gaat niet om het doorschuiven van taken; het gaat erom dat je jouw team klaarstoomt voor succes en de toekomst. Dit zijn enkele effectieve delegatie technieken:

• Match de taak aan de persoon: kijk voordat je een taak delegeert naar de skills, ervaringsniveaus en huidige werkdruk van je teamleden. Streef ernaar om de taak af te stemmen op de capaciteiten van het teamlid, terwijl je er een beetje rek in laat en ook kansen biedt om te groeien. Het is bijvoorbeeld een logische keuze om een budget variantieanalyse toe te wijzen aan iemand met sterke analytische skills.
• Communiceer helder de taak en het gewenste resultaat: geef precieze instructies, stel duidelijke deadlines en wees helder over de resultaten die je verwacht. Zorg ervoor dat ieder teamlid het doel achter de taak begrijpt en hoe deze bijdraagt aan de overkoepelende doelen. In plaats van een vaag "zoek deze discrepanties uit", geef je een gedetailleerde uitleg van het probleem, de specifieke te gebruiken databronnen en het vereiste format voor hun bevindingen.
• Rijk de nodige tools en autoriteit aan: rust ieder teamlid uit met de resources, informatie en het autoriteits niveau dat nodig is om een taak succesvol af te ronden. Je geeft bijvoorbeeld toegang tot specifieke systemen, budget goedkeuring limieten of de mogelijkheid om direct met andere afdelingen te schakelen. Als iemand de verantwoordelijkheid krijgt om met een leverancier te onderhandelen, zorg er dan voor dat diegene, binnen gedefinieerde parameters, de autoriteit heeft om bepaalde beslissingen te nemen.
• Stel check-in momenten en rapportages vast: spreek regelmatige mijlpalen en rapportagemethoden af om de voortgang te volgen en ondersteuning te bieden. Dit stelt je in staat om geïnformeerd te blijven zonder te micromanagen. Voor een maandafsluiting taak spreek je bijvoorbeeld dagelijkse snelle updates af of specifieke deliverables op kernmomenten.
• Maak je team sterker en vertrouw het ook: zodra je een taak hebt gedelegeerd, moet je vertrouwen hebben in het vermogen van je teamlid om het af te handelen. Weersta de drang om constant over hun schouder mee te kijken en sta hen toe om te excelleren. Zorg er wel voor dat je beschikbaar bent om vragen te beantwoorden en begeleiding te bieden wanneer dat nodig is. Weersta de verleiding om regelmatig in te grijpen; vertrouw erop dat de afgesproken check-in momenten jou op de hoogte houden.
• geef constructieve feedback en erkenning: zodra de taak is voltooid, geef je tijdige en specifieke feedback, waarbij je zowel benadrukt wat goed is gedaan als waar er nog kansen liggen voor verbetering. Erken hun inspanningen en bijdragen. Het prijzen van een goed voorbereid financieel rapport of een succesvol gemanaged Auditproces versterkt positief gedrag en moedigt toekomstige ontwikkeling aan.

Delegatietools en -technieken

Hoewel de fundamentele principes van effectief delegeren hetzelfde blijven, maken verschillende delegatie technieken en tools het proces soepeler en efficiënter:

• Gebruik software voor taakmanagement: platforms zoals Asana, Trello en Monday.com zijn van onschatbare waarde voor het toewijzen van taken, het stellen van deadlines, monitoren van voortgang en faciliteren van team communicatie. Deze tools verhogen de transparantie en accountability. Veel finance-teams gebruiken deze platforms om projecttijdlijnen voor audits of systeemupgrades te beheren.
• Implementeer Standard Operating Procedures (SOP's): duidelijk gedocumenteerde SOP's bieden stapsgewijze begeleiding voor routinetaken, wat delegatie vereenvoudigt en consistentie in uitvoering waarborgt. Een gedetailleerde SOP voor het verwerken van facturen maakt het bijvoorbeeld veel eenvoudiger om deze taak aan verschillende teamleden te delegeren en kwaliteit te behouden.
• Investeer in training en mentorschap: jouw teamleden voorzien van adequate training en mentorschap mogelijkheden rust hen uit met de skills en het vertrouwen om grotere verantwoordelijkheden op zich te nemen. Een minder ervaren analist koppelen aan een ervaren teamlid voor begeleiding bij financiële modellering kan de vaardigheden aan beide kanten verbeteren.
• Zorg ervoor dat het team regelmatig bij elkaar komt: open communicatie onderhouden via regelmatige team meetings maakt het mogelijk dat taken duidelijk worden toegewezen en dat eventuele uitdagingen worden aangepakt. Deze meetings bieden een plek om werkdruk te bespreken en geschikte taken voor delegatie te identificeren.
• Gebruik de beslissingsmatrix RACI: een RACI-matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) helpt om rollen en verantwoordelijkheden voor specifieke taken of projecten duidelijk te definiëren, zodat iedereen weet op wat voor manier hij/zij betrokken is. Voor een implementatie van nieuwe boekhoudsoftware zou een RACI-matrix duidelijk kunnen schetsen wie verantwoordelijk is voor datamigratie, wie kan worden aangesproken op het algehele succes van het project, wie er geraadpleegd moet worden voor expertise en wie er simpelweg geïnformeerd moet blijven over de voortgang.

Door te delegeren en teamontwikkeling echt te omarmen, cultiveer je als finance-leader een sterker en capabeler en goed presterend team. Tegelijkertijd realiseer je een grotere productiviteit en lever je uiteindelijk, in het huidige competitieve landschap, significant meer waarde aan je organisatie.

Klaar voor een beter teamresultaat en om tijd terug te winnen door effectief te delegeren?

Sluit je aan bij Yacht’s Futurizing Finance Community om een verbinding te maken met vakgenoten en toegang te krijgen tot verdere inzichten over leiderschap en teamontwikkeling. 

Klaar om jouw fintech-carrière een boost te geven?Sluit je aan bij de Futurizing Finance Community